¿Por qué los directivos permanecen más tiempo en sus oficinas que en los pasillos? ¿Por qué suelen estar rodeados de papeles en lugar de estudiantes? ¿Por qué deben destinar la mayor parte de su día a resolver problemas en lugar de a buscar oportunidades?
Lidiar con la morosidad en los colegios privados se ha convertido en una de las principales preocupaciones de los equipos directivos. Y lamentablemente, muchos deben ubicar la recaudación, en el primer lugar de su lista de prioridades.
Esta problemática surge en gran parte por la carencia de automatización en el proceso de gestión de cobros. Dado que aún son muchos los colegios que continúan reticentes al cambio, hoy daremos a conocer las principales ventajas que brinda un software de gestión de cobranza escolar.
Cobranza eficiente
Las cobranzas online han estado creciendo en popularidad gracias a su facilidad de uso y rapidez de respuesta. La mayoría de las instituciones educativas que utilizan una plataforma para gestionar los pagos, han percibido una mejora notable en los resultados. Implementar un software de gestión facilita toda la cadena de cobranza, desde el aviso de pago hasta el momento de conciliarlo.
Aumento en la productividad administrativa
Todas aquellas tareas que se solían realizar de manera manual, tales como el reclamo de deuda a las familias por teléfono o la entrega en papel de la factura mensual, son reemplazadas por procesos automáticos. Esto minimiza los errores humanos propios de cualquier tarea hecha a mano y desbloquea una gran cantidad de tiempo.
Paralelamente, contar con un software permite un manejo más inteligente de la inmensa cantidad datos que genera una institución en un día. Gracias a la tecnología toda esta información se puede recolectar, procesar y analizar para luego tomar mejores decisiones financieras.
Reducción de costos
Otra ventaja que trae contar con un sistema de gestión de cobranzas es la notoria disminución de costos en el colegio. Al reemplazar los procesos manuales por una solución digital, no solo se reduce el gasto del papel, sino también todo lo que este conllevaba como: impresoras, tinta, carpetas y archivadores, entre otros. Asimismo, se libera espacio en las oficinas administrativas del colegio, ya que dejaría de ser necesario contar con tanto lugar físico de almacenamiento para organizar las montañas de documentos. Pero por sobre todo bajarán los costos por el hecho que se optimizaría la gestión. El trabajo sería más productivo como consecuencia de los flujos automatizados y un mejor acceso a la información.
Estados de cuenta en tiempo real
Un cuarto beneficio trae la digitalización del sistema de gestión de cobranzas es la posibilidad de acceder al estado de cuenta del colegio y de cada familia en tiempo real. Contar con esta información actualizada minuto a minuto otorga una mejor visibilidad para ejecutar una decisión financiera y también disminuye notoriamente los malos entendidos con los padres por pagos sin conciliar.
Incorpora métodos de pago online
Mientras más comodidades y menos complicaciones brindes a la hora de pagar, mejor será la experiencia de pago y consecuentemente la recaudación. Permite que el pago online sea una opción en tu colegio. Posibilita que las familias puedan realizar los pagos escolares con su celular desde cualquier lugar mediante una app de gestión de cobros. Además de beneficiar a los padres, este punto contribuye directamente con el anterior, es decir, a mantener los estados de cuenta actualizados en tiempo real y a simplificar la conciliación.
